GWW-Artikeldatenmanagement: FAQ und Präsentation

Am 10. Dezember führten der neue Leiter des Arbeitskreises Digitalisierung, Silvan Dolezalek von der CosmoShop GmbH, sowie GWW-Vorstandsmitglied Martin Heinemann rund 90 interessierte Lieferanten durch die Vorzüge des geplanten GWW-Artikeldatenmanagements. Die gestellten Fragen haben wir Ihnen hier mitsamt der dazugehörigen Antworten zusammengefasst.

Zudem ist weiter unten die Webinar-Präsentation als PDF-Download verfügbar.

FAQ vom 09.08.2021

• Wie ist es dazu gekommen, dass der GWW solch ein Artikeldatenmanagement erzeugen möchte?
  Der GWW-Arbeitskreis Digitalisierung wurde gegründet, um die Digitalisierung der gesamten Werbeartikel-Wirtschaft voranzutreiben. Durch die Leistungen des Arbeitskreises sollen die Marktteilnehmer rascher auf Kundenanfragen reagieren und so den auf den Markt drängenden Digitalisierungsexperten (Amazon und Co.) besser Widerstand leisten können.
  Der Arbeitskreis, bestehend aus GWW-Beratern und Lieferanten, hat die Anforderungen an ein Artikeldatenmanagement herausgearbeitet. Die Durchführung des Projektes ist als Arbeitsauftrag an den GWW herangetragen worden.

• Ist es wirklich richtig, dass zukünftig nur noch eine einzige Tabelle mit Artikeldaten befüllt werden muss?
  Für die Artikeldaten selbst wird es eine einzige Exceltabelle mit verschiedenen Feldern geben. Eine zweite Tabelle ist für die Veredelungskosten vorgesehen. Es wird also insgesamt zwei Tabellen geben.

• Können auch englische und französische Artikelinformationen hinterlegt werden?
  Im ersten Schritt wird es sich nur um deutschsprachige Artikelinformationen handeln.

• Können mit diesen zwei Exceltabellen alle bekannten Schnittstellen gefüllt werden?
  Es wurden in den vergangenen Wochen Datenformate verschiedenster Onlineshops gesammelt und miteinander verglichen. So erfuhren wir, welche Artikeldaten grundsätzlich benötigt werden, um die wichtigsten Shopsysteme befüllen zu können. Wir sind uns allerdings bewusst, dass die Exceltabellen zukünftig um neue Felder erweitert werden müssen, welche dann möglicherweise nachträglich befüllt werden müssten.
  Nachtrag: Aufgrund der Rückmeldungen zum Webinar wird davon ausgegangen, dass zum Start des Artikeldatenmanagements auch Englisch und Französisch angeboten werden können.

• Welche Export-/Ausgabeformate wird es geben?
  Es werden im ersten Schritt 30 Ausgabeformate entwickelt, die nach dem Mehrheitsprinzip (je nachdem, was die teilnehmenden Lieferanten angeben) erstellt werden. Das bedeutet, dass in der Praxis die gängigsten Formate in deutscher Sprache bedient werden.

• Weshalb ist eine schnelle Entscheidung im Urlaubsmonat August notwendig?
  Wir möchten mit der Entwicklung des Tools zum Jahresende fertig sein, da viele Lieferanten ihren Artikelstamm und ihre Preise Anfang Januar aktualisieren. Dadurch hätten wir ein ganzes Jahr gewonnen.

• Wird die GWW-Geschäftsstelle die Artikeldaten direkt an die verschiedenen Shopsysteme verteilen?
  Nein. Aus rechtlichen Gründen wird es so sein, dass sich jeder teilnehmende Lieferant die Daten mit dem Tool selbst erzeugen und anschließend eigenständig weitergeben kann.

• Wir beliefern nur eine einzige Plattform, lohnt sich dann für uns eine Teilnahme überhaupt?
  Wenn auch zukünftig wirklich nur eine einzige Plattform bedient wird, lohnt sich eine Teilnahme nicht.
• Wir haben Zweifel, ob die unterschiedlichen Datenanforderungen bedient werden können. Könnten wichtige Angaben fehlen?
  Es ist notwendig, Daten in der Rumpf-Exceltabelle möglichst umfassend einzupflegen, damit die von uns angepeilten ca. 30 Plattformen bespielt werden können. Je detaillierter Sie arbeiten, umso exakter die Ausgabe an die Online-Shops.

• Wenn ein Händler teilnimmt, stehen ihm dann alle Produktdaten der teilnehmenden Lieferanten zur Verfügung?
  Händler können nicht teilnehmen. Das Tool wird ausschließlich Lieferanten und Herstellern angeboten. Der Lieferant bzw. Hersteller bestimmt selbst, an wen er seine Daten weitergibt.

• Jeder Lieferant nutzt andere Kategorien; wie kann das funktionieren?
  Es wird so sein, dass die Kategorien in der Rumpf-Exceltabelle als Pflichtfeld vorgegeben sind. Beim Exportieren der Ausgabeformate wird die Kategorie auf die Bedürfnisse der Anforderer gemappt.

• Im Augenblick wirkt es so, als wäre es eine „eierlegende Wollmilchsau“.
  Das stimmt, es sieht wirklich so aus, als wäre es eine „eierlegende Wollmilchsau“, oder anders ausgedrückt, eine typische Win-win-Situation.

• Kann man das System testen? Gibt es schon fertige Funktionen oder eine vollständige Dokumentation?
  Nein. Die Entwicklung wird erst Anfang Juli gestartet, wenn ausreichend Lieferanten verbindlich zugesagt haben. Fehlen entsprechende Zusagen, kann das Projekt aus finanziellen Gründen nicht durchgeführt werden.

• Ersetzt das GWW-Artikeldatenmanagement ein PIM-System?
  Nein, es geht ausschließlich um das Befüllen von Webshop-Plattformen.

• Werden denn alle Ausgabeformate dabei sein?
  Ja, zumindest wenn die teilnehmenden Lieferanten diese Ausgabeformate benötigen und die Shop-Betreiber dies wünschen. Nach unserer Einschätzung werden die vorstehenden Schnittstellen auf jeden Fall dazugehören, zumindest im deutschsprachigen Bereich (erster Schritt).

• Ist das System Cloud-basiert?
  Ja, auf jeden Fall: Die Daten werden in die Cloud hochgeladen. Die Sicherheitsmechanismen werden gewährleisten, dass jeder Lieferant nur an seine eigenen Daten kommt.

FAQ vom 10.12.2021

• Fallen für die Werbeartikelberater Kosten an?
  Nein, für den Berater als Datennutzer fallen üblicherweise keine Kosten an, wenn der Lieferant seine Artikeldaten an den Berater weiterleitet.

• Wie viele Werbeartikelberater haben ihre Unterstützung für das Tool zugesagt?
  Beim GWW-Artikeldatenmanagement geht es nicht um die Berater, sondern um eine deutliche Erleichterung für die Lieferanten. Die Berater haben mit dem GWW-Artikeldatenmanagement im Grunde nichts zu tun. Sie bekommen lediglich besser und schneller die qualifizierten Daten ihrer Lieferanten.

• Wie gehen Sie vor, wenn mit verschiedenen Beratern unterschiedliche Preisvereinbarungen getroffen wurden? Jeder Berater hat eventuell individuelle Konditionen übers Portfolio aber auch Artikelbezogen.
  Pauschale EK-Rabatte in Prozent können beim Artikelexport berücksichtigt werden.

• Wie kommen die Daten an den Berater? Erhalten diese einen Download, die Daten per Mail mit Downloadlink oder einen Zugang zu einem FTP-Server?
  Die Berater bekommen vom Lieferanten einen Download-Link zugesandt.

• Können Druckstandskizzen für die Druckanbringung eingespielt werden?
  Über das Thema wird intensiv nachgedacht, es ist allerdings wichtig, dass die Dokumente „neutral“ sind.

• Können statt Excel-Listen auch bestehende Datenblätter in das Artikeldatenmanagement eingespielt werden?
  Nein, das Ausfüllen der GWW-Excel-Tabelle für Artikeldaten und Druckkosten ist zwingend Voraussetzung.

• Sie sagten, dass im System (vorerst) ausschließlich Deutsch geplant sei. Ist damit die Oberflache des Systems gemeint, oder der Inhalt der Daten? Denn gerade für Promidata mit großer Beraterbasis in den Niederlanden wären Produktdaten ausschließlich in deutscher Sprache ein K.O.-Kriterium. Auch KS1 oder CDH müsste man dann nach wir vor mit bestehenden APIs bedienen. Das würde dazu führen, dass separate Listen an die internationalen Anbieter versendet werden müssten. Zumindest Englisch wäre als ergänzende Sprache sinnvoll.
  Es wird darüber nachgedacht, auch eine Mehrsprachigkeit anzubieten.

• Sind Systeme wie DMAS, Promidata etc. dann nicht mehr notwendig?
  Doch, aber diese Plattformen werden dann rascher über das GWW-Artikeldatenmanagement bespielt.

• Werden beim Pricing und der Berechnung der Artikelanzahl alle Artikelvarianten als Einzelartikel gezählt.
  Ja.

• Bis wann fällt seitens GWW die Entscheidung zur Realisierung (50+ Teilnehmer werden mindestens benötigt)?
  Sobald 50 Lieferanten Ihre Teilnahme verbindlich erklärt haben.

• Ab wann ist anschließend die Pflege und Nutzung des Artikeldatenmanagements möglich?
  4 Monate später.
  
  
• Wie gehen Sie mit den unterschiedlichen Anforderungen der Webshops um? Es könnte ja beispielsweise Systeme geben, die einen Beschreibungstext bis 150 Zeichen verlangen, sowie Systeme, die mehr als 150 Zeichen voraussetzen.
  Alle spezifischen Anforderungen der häufigsten Exportformate werden erfüllt. Das werden für den Start 30 Portale sein. Weitere Anforderungen können nur umgesetzt werden, wenn mehrere Lieferanten diese benötigen.